AU.63. Organizacja i prowadzenie archiwum

1. Organizowanie archiwum

Uczeń:

1. ustala wyposażenie archiwum;
2. określa zakres pracy archiwum;
3. przestrzega zasad obiegu pism;
4. wykonuje prace kancelaryjne;
5. obsługuje biurowe urządzenia techniczne;
6. opracowuje jednolity rzeczowy wykaz akt;
7. opracowuje instrukcję kancelaryjną;
8. sporządza instrukcję archiwalną;
9. ustala i stosuje normatywy kancelaryjno-archiwalne;
10. sporządza plan pracy archiwum zakładowego.

2. Prowadzenie archiwum

Uczeń:

1. przyjmuje akta z komórek organizacyjnych do archiwum;
2. kontroluje prawidłowość sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz ich zgodność z przekazywanymi aktami;
3. sporządza wykazy spisów zdawczo-odbiorczych;
4. dobiera sposób rozmieszczenia akt w magazynie archiwalnym;
5. ewidencjonuje i opracowuje akta;
6. udostępnia zasoby archiwalne;
7. wykonuje kwerendy, sporządza zaświadczenia i odpisy oraz je wydaje;
8. prowadzi ewidencję użytkowników korzystających z zasobów archiwum oraz udostępnianej dokumentacji;
9. prowadzi działania profilaktyczne i zabezpieczające związane z zasobem aktowym;
10. sporządza sprawozdania z działalności archiwum;
11. popularyzuje dokumentację gromadzoną w archiwum.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Uczeń:

1. dokonuje oceny dokumentacji;
2. przygotowuje i wypełnia dokumenty niezbędne do brakowania;
3. występuje do archiwum państwowego o zgodę na brakowanie;
4. ustala sposób niszczenia wybrakowanej dokumentacji;
5. opracowuje materiały archiwalne zgodnie z wytycznymi państwowej służby archiwalnej;
6. przygotowuje materiały archiwalne do przekazania do archiwum państwowego.

4. Postępowanie w przypadku uszkodzenia, zagubienia i kradzieży dokumentacji archiwalnej lub likwidacji jednostki organizacyjnej

Uczeń:

1. określa obowiązki archiwisty wobec likwidatora lub syndyka;
2. ocenia stan uporządkowania i zaewidencjonowania dokumentacji w archiwum;
3. przeprowadza skontrum zasobu archiwalnego;
4. zabezpiecza dokumentację;
5. podejmuje działania w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży dokumentów;
6. przygotowuje akta i przekazuje je sukcesorowi.